Hạn chế các thủ tục nội bộ ở các đơn vị kinh doanh online nhỏ

Mấy bài gần đây tôi nói khá nhiều về việc thắt chặt & đảm bảo các thủ tục, quy trình ở các đơn vị kinh doanh online như thời điểm xuất kho, mốc giao hàng thành công, phòng các lỗi thao tác, lỗi chủ ý của người nhập vận đơn, đáp ứng các ngoại lệ & cuối cùng được tổng quát hóa trong bài tiến trình xử lý đơn hàng online.

Các bài viết đều chỉ nói đến lợi ích của việc triển khai các thủ tục mà không đề cập gì đến bất lợi của nó.

Thực tế khi áp dụng với chính bản thân mình tôi nhận thấy:

Các thủ tục có thể trở thành phiền hà, đôi khi nó không làm cho hệ thống đảm bảo hơn nhưng lại chắc chắn tốn kém thời gian, nhân lực hoặc/và yêu cầu các nỗ lực quá mức để triển khai.

Tại sao lại như vậy?

Bởi vì các đơn vị kinh doanh từ nhỏ đến siêu nhỏ hoặc có đặc thù riêng, các thủ tục thường có thể rút gọn hơn nhiều các đơn vị kinh doanh online lớn.

Chúng ta thử so sánh đặc điểm về quy mô của các đơn vị thường dẫn đến các đặc điểm phụ nào:

Tổ chức lớnTổ chức nhỏ
Số lượng nhân viên>= 10 (và có thể lên tới hàng 100)< 10 (có thể chỉ 2 hoặc 3 người)
Kế toánThường có riêngKiêm nhiệm
Xuất / Nhập khoThường có riêngKiêm nhiệm
Sự phân tách nhiệm vụCaoThấp
Mức độ gần gũi giữa các nhân viênTrung bìnhThường cao

Thí dụ, thủ tục chuyển sản phẩm đã xuất kho sang ngày hôm sau để giao hàng bởi vì người nhận hàng bận.

Thủ tục này sẽ yêu cầu xác nhận của ít nhất 3 bên:

  1. Người giao hàng mang đơn hàng về
  2. Người nhập kho nhập lại đơn hàng vào kho
  3. Người quản lý vận đơn xác nhận và chuyển đơn sang ngày hôm sau

Tất nhiên xác nhận là phải có chữ ký 3 bên, ghi rõ thông tin mã đơn hàng, ngày giao, ngày giờ nhập lại, và ngày giờ dự kiến giao lại.

Điều này chắc chắn là cần thiết ở đơn vị kinh doanh lớn, tuy nhiên ở đơn vị nhỏ cả “công ty” có thể gói gọn trọng 20 mét vuông thì thao tác này sẽ diễn ra thường là có cả 3 người, và số lượng đơn hàng trở về cũng thường không nhiều (tức là sự nhầm lẫn ít hơn) thủ tục không mang nhiều ý nghĩa.

Tôi khuyến khích các thủ tục đơn giản ở các đơn vị kinh doanh nhỏ, siêu nhỏ nếu họ có thêm các đặc tính sau:

  1. Các sản phẩm, đơn hàng trung bình có giá trị không lớn (nó ngụ ý là nếu chẳng may có sai sót xảy ra thì thiệt hại cũng không lớn).
  2. Có sự tin tưởng tốt giữa cấp quản lý cao nhất với nhân viên cấp dưới (nó ngụ ý là các sai sót xảy ra nếu có là do các lỗi vô ý vốn không nhiều chứ không phải các thao tác chủ ý nhắm gian lận).

Dĩ nhiên tôi không cho rằng nên buông lỏng hoàn toàn kiểm soát mà phải cân nhắc cẩn thận giữa lợi ích / thiệt hại khi triển khai thủ tục. Và nhằm hạn chế các thiệt hại, cần thực hiện các thông báo automatic và ghi lại các thao tác nghi ngờ, có rủi ro cao để xem lại khi cần thiết.